Da de alta a toda tu falla de una vez desde un Excel o CSV, con media hora para deshacerlo.
Para qué sirve
Para dar de alta a toda tu falla de una vez a partir del fichero que ya tienes: el Excel del secretario, la exportación de tu programa anterior o un CSV. En vez de crear los socios uno a uno, subes el listado, revisas lo que va a pasar y lo ejecutas.
Además de crear a los socios, la importación puede repartirles saldo inicial, asignarles cuota y participaciones de lotería, y montar las familias.
Esta función está en fase beta. Funciona y tiene marcha atrás, pero conviene estrenarla sin prisa y con el listado revisado.
Antes de empezar
- Ten el fichero a mano en Excel o CSV. Da igual el orden de las columnas y cómo se llamen: en el asistente le dices tú qué es cada una.
- Comprueba que el plan que tienes contratado da para los socios que vas a dar de alta. Si no caben, la importación se detiene antes de crear a nadie y te lo dice.
- Ten claro quién es familia de quién si vas a importar familias: el fichero debe permitir relacionarlas, normalmente por el documento del titular.
Los pasos del asistente
Se entra desde la pantalla de inicio, en Configuración. El asistente te lleva por seis pasos y puedes salir y volver: si dejas una importación a medias, al entrar de nuevo la recupera donde la dejaste.
- Subir el censo. Arrastras el fichero. Se lee solo, detectando el separador y la codificación, así que no tienes que prepararlo de ninguna forma especial.
- Las reglas de la casa. Decides los criterios que se aplicarán a todo el listado: qué hacer con las bajas, cómo tratar a los menores, qué cuota asignar. El recuento se actualiza en vivo según lo que eliges.
- Mapear las columnas. Le dices qué columna es el nombre, cuál el documento, cuál el correo… Se proponen solas cuando el nombre es reconocible, y debajo de cada una ves valores reales de tu fichero para confirmar que has acertado. Si la cabecera no está en la primera fila, se puede corregir.
- Revisar. Aquí es donde decides de verdad. Ves cuántos socios se van a crear, cuánto saldo se va a asentar y cuáles se quedan fuera y por qué, fila a fila. Si algo no cuadra, puedes descargar el listado de incidencias, corregir tu fichero y volver a analizarlo.
- Ejecutar. Te pedimos el segundo factor de autenticación: dar de alta a cientos de personas y mandarles credenciales no es una acción que deba poder hacer quien se siente en un ordenador desatendido.
- La ficha del lote. Al terminar ves el resultado: cuántos han entrado, cuántos no y por qué motivo.
La media hora para deshacer
Tras ejecutar arranca una cuenta atrás de media hora, y durante ese rato:
- No sale ningún correo. Los socios todavía no saben nada.
- Puedes deshacer la importación entera desde la ficha del lote. Los socios creados desaparecen y todo queda como estaba.
Es a propósito: la única parte de una importación que no tiene marcha atrás son los correos ya enviados, así que se retrasan hasta que has tenido tiempo de mirar el resultado con calma. Aprovecha ese rato para revisar el censo en pantalla.
Pasada la media hora se envían los accesos y ya no se puede deshacer. Si alguno de los socios importados ha entrado a la app antes de que deshagas, la marcha atrás se detiene y te dice a cuántos afecta: no borramos cuentas que ya están en uso.
Los correos de acceso
Cada socio recibe un correo con su contraseña y con el nombre de la falla que le da acceso. Se envían de forma escalonada, no todos de golpe, para que el proveedor de correo no los tome por un envío masivo sospechoso.
En el historial de importaciones ves cuántos han salido de verdad, no cuántos se han programado. Si algún envío falla, se reintenta solo.
El historial
Queda registro de todas las importaciones de tu falla: quién la lanzó, cuándo, cuántos socios entraron y cuáles siguen a tiempo de deshacerse. Sirve para saber de dónde salió cada socio meses después.
Qué hacer si algo va mal
- Se quedan fuera muchas filas: mira el listado de incidencias del paso de revisar. Está escrito para leerse sin ser informático y dice el motivo de cada exclusión.
- Dos socios con el mismo correo: se avisa antes de crear nada. Compartir correo dentro de una familia es normal y está permitido; entre socios sin relación, no.
- El fichero es enorme: hay un límite de tamaño y te avisa al subirlo, no después de esperar.
- Falta gente que sí está en el fichero: normalmente es una columna mal mapeada. Vuelve al paso 3 y comprueba los valores de muestra.