Admin · Gestionar asistentes de un evento

Cómo ver los asistentes

Entra en Komissió Admin.
Ve a Eventos.
Abre el menú del evento que quieres revisar.
Pulsa Ver órdenes / asistentes.

Se abre el panel de órdenes del evento: una lista con todas las inscripciones, cada una con sus datos, acompañantes e invitados y las opciones que eligieron (menú, campos personalizados, alergias…). El panel se actualiza en tiempo real: si alguien se apunta o paga mientras lo tienes abierto, lo ves al instante.

Cada inscripción muestra dos estados a la vez:

Estado de registro: si la inscripción está confirmada, en borrador o cancelada.
Estado de pago: sin cobro, pendiente, procesando, pagada, fallida, caducada o devuelta (total o parcial).

Puedes filtrar por estado de pago y por estado de registro, y buscar dentro de la lista. Si son muchos inscritos, la lista carga más a medida que bajas.

Qué puedes hacer con cada inscripción

Desde la tarjeta de cada orden tienes las acciones:

Ver líneas: el detalle de cada persona de la orden (titular, familiares, invitados) con su coste y su fianza.
Cobrar: registrar el pago eligiendo el método (ver abajo).
Regalar: marcar la inscripción como gratuita, sin cobro ni retención de fianza.
Devolver a Komicoins: reembolsar total o parcialmente una orden ya pagada (ver abajo).
Forzar Redsys y Cancelar orden: para las órdenes con un pago con tarjeta atascado en “procesando” (ver abajo).
Cancelar: anular la inscripción. Si estaba pagada, se reembolsa.

Con qué se cobró cada persona

En el detalle de la orden, cada línea (persona) dice “Cobrada con: …”. Si todas las personas de la orden se cobraron igual, la orden muestra ese método como siempre. Si se cobraron con métodos distintos —por ejemplo, una orden cobrada en efectivo y ampliada después con otra persona pagada con tarjeta—, la orden aparece como “Mixto”, con los métodos entre paréntesis (por ejemplo, Mixto (Efectivo / Datáfono + Tarjeta (Redsys))).

Cobrar a los asistentes

Hay dos caminos según la política de pago del evento y tus medios:

Lanzar el cobro desde la app del socio (autoservicio): si tu comisión tiene habilitada la pasarela Redsys, el pago con Komicoins o el pago con saldo, al abrir el cobro del evento cada comisionado paga por sí mismo desde su app. Se le envía una notificación automática.

Cobrar desde Admin: en la acción Cobrar de cada orden eliges cómo se ha recibido el dinero:

Efectivo: registra el cobro como ingreso en el balance.
Datáfono: cobros con tarjeta en tu datáfono físico (se registran igual que el efectivo).
Komicoins: descuenta Komicoins del pagador. Si inscribes a alguien de una familia, se cobran al titular de la familia, igual que cuando la inscripción la hace el propio socio desde la app.
Saldo (€): descuenta del saldo monetario del comisionado.
Regalar: la inscripción queda gratuita. No se cobra a nadie y no se retiene fianza. Útil para invitaciones puntuales o cortesías.

El diálogo muestra siempre el desglose claro: coste, fianza si la hay y total. Todos los importes salen del cálculo del sistema, así que cuadran con lo que pagó el socio.

Si el socio no puede cambiar su inscripción

Hay dos casos en los que el socio te va a pedir el cambio a ti:

La inscripción se pagó con Komicoins: desde la versión 4.1.0, su importe ya no se cambia desde la app. El socio sí puede añadir asistentes, pero un cambio que altere lo que pagó lo tienes que hacer tú desde aquí, o devolvérselo. La app le dice exactamente eso.
El plazo de inscripción está cerrado: ni modifica, ni cancela, ni vuelve a inscribirse. Todo pasa por la administración.

Reembolsar en Komicoins

Con Devolver a Komicoins reembolsas una orden ya pagada sin tener que cancelarla del todo. Eliges qué se devuelve por cada línea (persona):

Coste + fianza: se devuelve todo.
Solo fianza: retienes el coste y devuelves únicamente la fianza.

El crédito va a los Komicoins del perfil que pagó cada línea. Es la vía rápida para corregir cobros o compensar bajas de última hora sin descuadrar las cuentas.

Pagos con tarjeta atascados en “procesando”

Cuando un socio paga con tarjeta, su orden queda en “procesando” hasta que el banco confirma el pago.

Se resuelven solas. Si el banco no confirma en 20 minutos, la orden caduca sola y las plazas vuelven a quedar libres; el socio puede volver a inscribirse. Si el banco confirma más tarde, el pago se registra igualmente y la inscripción revive, así que no se pierde ningún cobro.

Si necesitas resolverla tú, la orden en “procesando” tiene dos botones, los dos con confirmación:

Cancelar orden: para un pago que no llegó. Cancela todas las líneas de la orden, libera sus plazas y anula el intento de pago. Si el pago empezó hace muy poco, te avisa de que el socio podría estar pagando en ese momento; si aun así el cobro llega después, el sistema lo detecta y tendrás que devolverlo.
Forzar Redsys: da la orden por pagada sin consultar a Redsys. Úsalo solo si el cobro aparece en el portal de Redsys y el aviso automático no llegó: el botón no se activa hasta que marcas “He comprobado en el portal de Redsys que el cobro existe”. Si el cobro no existe, estarías regalando la inscripción.

Resumen del evento

Además del panel de órdenes, la opción Ver resumen te da la foto financiera del evento de un vistazo:

Total a ingresar, cobrado y pendiente.
Cobro por método (efectivo, tarjeta, Komicoins, saldo…). Cada persona cuenta por el método con el que se cobró de verdad: en una orden “Mixto”, lo pagado en efectivo va a efectivo y lo pagado con tarjeta, a tarjeta.
Desglose por estado de pago.
Pendientes de cobro por titular: quién debe todavía y cuánto.
Aforo: plazas ocupadas sobre el total, calculado en el momento.
Cuántos han validado su entrada en el control de accesos del TPV.

Ver quién ha entrado, sin estar en la puerta

Desde el detalle del evento tienes la acción “Ver asistentes”: la misma lista que maneja el personal de la puerta en el TPV, pero en modo consulta. Es para quien lleva el evento desde el despacho y quiere saber cómo va la entrada sin quitarle el móvil a nadie.

Muestra, y se actualiza sola:

El resumen: “12 de 205 han entrado” (o “8 dentro ahora · 12 de 205 han entrado” en los eventos de Entrada-Salida).
Un buscador por nombre y filtros por estado de acceso: Todos, Sin entrar y, según la modalidad del evento, Entraron, o Dentro y Fuera.
Una fila por asistente con su estado de puerta —Sin entrar, Entró, ×3 entradas, Dentro, Fuera—, si está Pagado, Sin pagar o Gratis, las etiquetas Invitado y Menor, y la hora de su última entrada.

Los rótulos cambian según la modalidad de acceso que hayas configurado en el evento, porque no significan lo mismo: en acceso único basta con “Entró”; en Entrada-Salida importa quién está dentro ahora.

Desde aquí no se valida ni se cobra: eso se hace en el TPV, en la puerta. Ver Control de accesos.

Exportar la lista de asistentes

Puedes exportar la lista a PDF o a CSV (compatible con Excel) para logística. Ambos incluyen el detalle por persona: coste y fianza, si la inscripción está pagada y por qué método, si validó su entrada en la puerta (y a qué hora), el titular de la orden y su estado. Las inscripciones canceladas no aparecen, así que los totales cuadran.

Descuentos por grupo

Al crear o editar un evento puedes activar la sección “Grupos con descuento” y elegir qué grupos reciben qué porcentaje de descuento sobre la inscripción. Reglas:

El descuento solo se aplica al coste de la entrada, no a la fianza.
Si un socio pertenece a varios grupos con descuento, se aplica el mayor.
Los invitados externos nunca tienen descuento.
El admin ve el descuento aplicado en tiempo real en el diálogo de cobro, y el socio lo ve en su app como “-X% dto”.

Cerrar inscripciones

Cuando pase el plazo, las inscripciones se cierran automáticamente por fecha. También puedes cerrarlas manualmente antes del plazo desde la edición del evento (toggle Inscripciones cerradas) si el aforo se ha llenado.

Nota importante: no existe una acción “Finalizar evento” o “Cerrar evento” que lo bloquee. Los eventos pasados quedan en el histórico automáticamente por fecha, pero siguen siendo editables por si necesitas corregir algo a posteriori. Si quieres retirar un evento, lo puedes eliminar (soft delete).

Antes del día del evento

Revisa las inscripciones con antelación para detectar problemas:

¿Hay personas que no deberían estar inscritas?
¿Los totales cuadran con lo que esperabas (contando familiares e invitados)?
¿Faltan opciones de menú por confirmar?
¿Hay inscripciones pendientes de cobro?

Si alguien dice que está inscrito y no aparece

Pide al comisionado que compruebe su inscripción desde la app. Si efectivamente no aparece, que intente apuntarse de nuevo si el plazo está abierto, o contacta con la directiva.

Revisar la lista de inscritos, cobrar y cerrar inscripciones.