Admin · Cómo crear un evento

Pasos

Entra en Komissió Admin.
Ve a Eventos en el menú principal.
Pulsa Crear nuevo evento.
Introduce un nombre claro y descriptivo (“Paella de primavera”, “Reunión de junta — marzo”).
Añade la descripción (con editor enriquecido y vista previa, soporta formato Markdown), la fecha/hora y el lugar.
(Opcional) Sube una imagen de portada. Puedes cambiarla o quitarla después desde el detalle del evento: la nueva se ve al momento, tanto en la administración como en la app de los socios, sin tener que cerrar y abrir nada.
Configura las opciones del evento (ver abajo).
Guarda y publica.

Una vez publicado, el evento aparece automáticamente en el calendario de la app de los comisionados.

Inscripción y asistencia

Inscripción abierta o cerrada: si los comisionados deben apuntarse previamente.
Aforo (plazas): máximo de asistentes. Déjalo vacío para aforo ilimitado. Cuando fijas un aforo, el sistema reserva la plaza en el momento de apuntarse, así dos personas no pueden ocupar la última plaza a la vez. No puedes bajar el aforo por debajo de las plazas ya confirmadas (el formulario te muestra cuántas hay).
Plazo de inscripción: fecha y hora límite.
Cierre manual de inscripciones: toggle que permite cerrar antes del plazo si el aforo se llena.
Tipo de acceso: cómo se valida cada entrada en la puerta. Hay tres modalidades:
- Acceso único: cada entrada vale para una sola validación. Es lo habitual en cenas y comidas.
- Acceso múltiple: se puede entrar tantas veces como haga falta; cada pasada queda registrada (con un margen de 30 segundos para no duplicar por roces con el lector).
- Entrada-Salida: se registra cuándo entra y cuándo sale cada entrada, para llevar el aforo de quién hay dentro en cada momento.
Ten en cuenta que el control se lleva por entrada, no por persona: un socio con cuatro invitados tiene cinco entradas y cinco derechos de acceso. Lo tienes explicado en Control de accesos.

Acompañantes

Familiares: permitir que los comisionados inscriban a sus familiares.
Invitados: permitir traer personas externas (opcionalmente con un máximo por comisionado).
Invitaciones externas: generar códigos para que personas de fuera se inscriban.
Solicitud de DNI: pedir DNI de los asistentes, útil para invitados.

Precios por edad

Los eventos soportan hasta 4 precios distintos:

Adulto miembro, infantil miembro, adulto invitado, infantil invitado.
El umbral de edad (por defecto 18 años) es configurable por evento.
El sistema clasifica automáticamente cada asistente según su fecha de nacimiento.

Además puedes establecer edad mínima y máxima si el evento tiene restricción.

Mesas

Si el evento tiene mesas, actívalas con “Habilitar selección de mesas” y elige quién las crea:

Solo admin: las mesas las crea la directiva y el asistente solo elige entre las que hay.
Usuarios crean: el asistente puede crear su propia mesa desde el asistente de inscripción, poniéndole nombre (“Mesa de los Pérez”), y su plaza queda asignada a ella. Los demás se unen eligiéndola de la lista. Es la forma rápida de que cada grupo se organice solo.
Predefinidas: se trabaja con una lista de mesas fijada de antemano.

También fijas las plazas máximas por mesa. El asistente que crea una mesa no puede cambiarle las plazas, ni renombrarla, ni borrarla: solo crearla y sentarse en ella.

Menú y opciones

Opciones de menú: define tantas como necesites (normal, infantil, celíaco, vegetariano…). Cada una con su suplemento de precio opcional. Marca algunas como “solo infantil” para que no aparezcan en adultos.
Pa-i-porta: toggle para que los asistentes puedan traer su comida en lugar de apuntarse al menú.
Información de alergias: mostrar u ocultar el campo en el formulario de inscripción.
Campo personalizado: añadir un campo extra (ej. “Talla de camiseta”). Puedes marcarlo como obligatorio.

Política de pago

Al configurar el evento eliges cuándo se exige el pago. Son tres opciones:

Obligatorio: hay que pagar en el momento de inscribirse. Quien no paga, no queda apuntado.
Opcional: el comisionado puede pagar al apuntarse o dejarlo para más tarde.
Pago diferido: la inscripción no exige pago; el comisionado reserva su plaza y la directiva lanza el cobro después. Es el comportamiento clásico de las cenas y comidas de la falla.

Elige la política según el evento: para una cena que se cobra al final, “pago diferido”; para una entrada que se paga por adelantado, “obligatorio”.

Métodos de pago admitidos

Independientemente de la política, decides con qué medios de pago puede pagar el comisionado:

Pago por pasarela (Redsys): pago con tarjeta desde la app. Requiere tener la pasarela Redsys activa a nivel de organización. Cuando la directiva abre el cobro de un evento diferido, se notifica automáticamente a todos los inscritos para que sepan que ya pueden pagar.
Pago con Komicoins: el comisionado paga con sus Komicoins.
Pago con saldo (€): los comisionados con saldo en euros suficiente pagan directamente con su saldo monetario.

Además, la directiva siempre puede marcar cobros a mano (efectivo, datáfono) o cobrar en la puerta desde el TPV. Todo esto se gestiona desde los asistentes del evento.

Editar un evento que ya tiene inscripciones

Puedes editar un evento publicado en cualquier momento, pero cuando ya hay dinero en juego algunas cosas se protegen para que las cuentas no se descuadren:

Con inscripciones ya cobradas o con un pago en curso, los importes (precios, fianza, descuentos por grupo) y las formas de pago quedan bloqueados. El formulario lo explica en el propio campo. Lo demás —fecha, lugar, descripción, plazas— se sigue pudiendo editar.
Con inscripciones pendientes de cobro, sí puedes cambiar el precio: lo pendiente se recalcula con el precio nuevo.
Las inscripciones regaladas no cuentan como cobradas: no bloquean la edición.

Grupo de visibilidad

El grupo de visibilidad decide quién ve el evento. Si le pusiste uno y ya no lo quieres, puedes quitarlo desde la edición del evento y dejar el campo vacío.

Grupo financiero (partida)

Puedes asignar el evento a una partida para que sus ingresos y gastos se atribuyan a ese apartado de las cuentas. Es un campo distinto del grupo de visibilidad: el grupo de visibilidad decide quién ve el evento; la partida decide a qué apartado contable se imputa el dinero. Las cajas de dinero real se concilian aparte.

Cancelación por el socio

Decides si el comisionado puede cancelar su propia inscripción desde la app, con cuatro posibilidades:

Usar la configuración de la organización: aplica la regla general que tenga tu comisión (opción por defecto).
No permitir cancelar: nadie puede darse de baja por su cuenta; solo la directiva.
Solo si no ha pagado: puede cancelar mientras no haya pagado; una vez pagado, ya no.
Hasta el cierre de inscripción: puede cancelar libremente mientras el plazo esté abierto.

Fianza (depósito reembolsable)

Puedes pedir una fianza además del precio del evento, para evitar inscritos que no aparecen. Al activarla eliges también cuándo se devuelve (al fichar la entrada, al cerrar el evento o a mano). Está cubierto en su propia guía: Fianzas en eventos.

Documentos del evento

Puedes adjuntar archivos a un evento para que los socios los consulten desde su ficha en la app: el programa, el menú, el cartel, una autorización, la ruta de un viaje…

Abre el evento desde Eventos y entra en su detalle.
En el bloque de acciones, pulsa el botón Documentos (muestra entre paréntesis cuántos hay).
Pulsa Añadir y elige el archivo. Verás una barra de progreso mientras se sube.

Qué puedes subir y hacer:

PDF e imágenes (JPG, PNG o WebP), de hasta 20 MB cada uno y hasta 30 documentos por evento.
Cada documento muestra su nombre, tipo, tamaño, fecha y quién lo subió, con los botones Abrir, Renombrar y Borrar (con confirmación).
Para subir, renombrar o borrar hace falta permiso para modificar eventos. Con permiso solo para ver el calendario, la ventana es de solo lectura.

Los documentos los ven todos los socios que pueden ver el evento (no solo los inscritos), desde el botón Documentos (N) de la ficha, que solo aparece si hay alguno. Si borras el evento, sus documentos se borran con él.

Presentación

Código de vestimenta: texto libre con la vestimenta esperada (comisionados / representantes).
Evento público: marcar para que sea visible fuera de la comisión (red Network o portal público). Los eventos públicos tienen descripción específica y datos de contacto.

Recomendaciones

Nombres claros y concretos para que se entiendan de un vistazo en el calendario.
Indica siempre fecha, hora y lugar.
Si hay plazo de inscripción, comunícalo con una notificación con antelación suficiente.
Revisa los precios antes de publicar, especialmente si hay distintas categorías.

Si nadie se apunta

Comprueba que la inscripción está activada y que has enviado una notificación. Muchas veces el evento existe pero los comisionados no saben que tienen que apuntarse.

Crear y configurar eventos con inscripciones, precios por edad, menús y pasarela.